« Géfi 2.0 », la nouvelle application de gestion...

, par  Secrétariat SF , popularité : 45%

« Géfi 2.0 », la nouvelle application de gestion financière a été mise en route à l’INRA mi-février.

Depuis, nos collègues gestionnaires sont dans la galère et tout l’INRA n’est pas loin de la paralysie : commandes qui ne passent pas, ou alors au « compte-gouttes », frais de déplacement bloqués de mi-décembre 2016 à mi-mars 2017.

La situation en est à un point tel que le Directeur Général Délégué s’est fendu d’un message aux Directeurs d’Unités, indiquant que « Les problèmes et blocages identifiés lors du démarrage, assez nombreux, se résorbent progressivement grâce à l’investissement sans faille de l’ensemble des équipes impliquées…. Les commandes ont repris un rythme acceptable. Le paiement des frais de déplacement aux agents a repris début mars. Toutefois, l’impact de la fermeture de l’application et des difficultés rencontrées pendant cette phase de stabilisation est significatif et il convient d’en assumer les conséquences. L’engagement des gestionnaires pour faire face à cette situation est à souligner. »
Merci bien Monsieur le Directeur Général Délégué !
Les collègues apprécient certainement tous ces compliments, mais il n’empêche : ce ne sont pas les compliments qui améliorent les conditions de travail.

Voici ce que nous racontent nos collègues, ne vous en déplaise :
Nous avons un temps de retard important concernant tous les actes de gestion courante : traitement des demandes d’achat, des factures fournisseurs, des factures clients, etc.
Ce retard est généré par :
-  Le dysfonctionnement de l’outil, et le temps d’attente pour le traitement des données
-  La complexité des champs de saisie pour créer un fournisseur, un client, un produit, une commande client.
-  Des lacunes dans la formation, réduite à une formation métier. Nous avons dû imprimer les "UPK" (tutoriels) pour pouvoir travailler sur l’outil. Pour la création d’un fournisseur, d’un client, d’un produit, d’une commande client, nous travaillons en binôme : la saisie se fait pas à pas en lisant la notice (UPK) qui contient en général une quarantaine de pages. Certains UPK sont incomplets voire erronés. Nous perdons beaucoup de temps.
-  La correction de certains champs pré-renseignés sur les clichés de saisie d’une commande d’achat : il y a un méli-mélo entre les numéros codiques anciens et nouveaux des unités (certaines Unités avaient disparu, des GUs n’étaient pas affectés à leur Unité réelle). Il faut corriger toutes les lignes de saisie des articles à commander.
-  Des tâches supplémentaires puisque le DU est ordonnateur secondaire : commande obligatoire pour régulariser les dépenses effectuées pendant l’arrêt de S2i, création d’enveloppes, certification du service fait (il faut réceptionner la commande puis rappeler le numéro de la réception pour pouvoir certifier le service fait), scan en pièce jointe des justificatifs.
-  L’impossibilité d’imputer sur des métaprogrammes (Pxxxxx ou MP-Pxxxxx) les états de frais dans Ulysse, ces métaprogrammes n’apparaissant pas alors que les crédits doivent être consommés dans l’année
-  Des problèmes lorsque l’on cherche le numéro de pièce d’un état de frais : ce sont toutes les pièces de toutes les unités du Centre ou de l’Agence Comptable qui apparaissent : la recherche par unité n’est pas possible.
-  Les arrêts pour maintenance (coupure sans avertissement = perte de la saisie en cours).
-  Un livre analytique censé servir d’outil de gestion opérationnel, déjà pléthorique et illisible en seulement une semaine
-  Un lien encore imparfaitement établi entre Ulysse et GeFi qui provoque le blocage d’états de frais
-  Une absence totale de lisibilité sur les données 2016 alors que nous fonctionnons sur des projets de 3-5 ans…

De par son manque d’ergonomie (très grand nombre de clics à réaliser, menus et catalogues de requêtes très peu explicites), il est évident que l’outil a été réceptionné « à la va-vite » et par un groupe de travail qui n’était sans doute pas représentatif de la diversité des agents réalisant des actes de gestion au sein de notre établissement.

  • La conséquence en est un mal être généralisé pour nos collègues gestionnaires qui subissent des pressions de toutes parts : unités, fournisseurs, clients et SFC du centre qui n’a plus la main puisque le rôle d’ordonnateur secondaire est délégué au DU.
  • Cerise sur le gâteau : la fermeture programmée de l’application pendant toute la première semaine d’avril. Et pour couronner le tout, les compliments en cascade d’un Directeur Général Délégué qui indique qu’il faudra quand même assumer les conséquences d’un système choisi par ses services, qui ne fonctionne pas et génère souffrance au travail et désorganisation totale de l’institut. Qui va assumer les conséquences ?
  • Et qui devra se charger de la surcharge de travail liée aux règlements des intérêts moratoires ?
  • Et qui devra prendre la peine de restaurer les relations avec les fournisseurs qui se seront détériorées ?

Les Directeurs Généraux passent, mais les collègues à la base restent. Un commentaire édifiant de certaines d’entre elles : « Nous subissons de plein fouet les conséquences de décisions prises en haut lieu, sans filet, au risque de paralyser l’institut. Le passage de YOLE à S2i Finances en 2006 n’a pas servi de leçon ! »

Voilà les conséquences d’un grand projet managérial déconnecté des réalités du travail quotidien et de tous ceux qui ont la charge de ces tâches. Sans compter les sommes considérables versées à une entreprise privée pour le résultat que l’on voit aujourd’hui.